【会社の愚痴です】なぜ自分の予定を自分で管理できない？
皆さんは、自分の予定をどのように管理していますか？
カレンダーや手帳に書いて確認したり、スマホのアプリに打ち込んで通知が来るように
したり...。いろいろ方法がありますよね。
一平社員の愚痴なのですが、会社にいると、”なぜ自分の予定を自分で管理できないの？”と思ってしまうことが多くあります。
人事部は、従業員に案内を出したり、予定を押さえたりする仕事が結構あります。
例えば”〇日〇時に健康診断があるので時間になったら来てください”という案内をしたりするのですが…。
事前に案内しても、全然時間に来ない。仕舞いには、”そんなのあったっけ？”、”忘れてた、別の予定あるから他の日でお願い”なんていう始末…。
こちらは、全従業員に案内するというだけで気を遣ってメールの文章を考えて、全員から返事をもらって日程を集約して、業者と調整して、１週間前にリマインドメールを打って、１日前にさらにリマインドメールを打って、何度も確認しているのに…。
”従業員一人一人がきちんと予定を管理すれば何時間残業が減るんだろう”と考えると、
ばかばかしく思えてしまいます…。泣
他の予定で忙しかったり、メールがたくさん来ていて、案内が埋もれてしまったり、というのも理解はします。でも、”スケジュールに書き込む時間、前日に見直す時間もないの？”と正直思ってしまいます。
皆さんもこんな悩みってありますか？うちの会社が特殊なんですかね…？
以上、ただの愚痴になってしまい恐縮ですが、人事部員の愚痴でございました。
それでは皆さん、明日もほどほどに頑張りましょう～
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【人事部の日常】ある１日のスケジュール～制度説明会のある日～
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◆はじめに
人事部のお仕事内容についてはいくつか紹介していますが、今回は、実際どんなスケジュールで１日仕事をしているのか？をご紹介したいと思います。
あくまで一例ですので、人事部の方が皆さんこのようなスケジュールではない、という点はご理解くださいね。
◆ある１日のスケジュール
８：３０ 始業・メールチェック
８：４５ 制度説明会準備（最終確認、接続確認）
９：００ 制度説明会
１０：００ 制度の質問への返答（メール）
１０：３０ 不参加だっだ方へのアナウンス・日程再調整
１１：００ 制度説明会資料の共有・録画配信
１１：３０ 従業員からの問い合わせ対応（突発）
１２：００ 昼休憩
１３：００ 人件費の予算資料を作成
１４：３０ 資料を課内で確認、修正（ほかの仕事があるので翌日持越し）
１５：００ 中途入職者への会社説明資料作成、就業規則や提出書類一式の準備
１６：００ 社内プロジェクトの発表準備、担当者へ進捗の確認
１６：３０ 他部署からの要員資料作成依頼に対応（突発）
１７：００ 従業員からの申請書類回覧（育児・介護・退職願など）
１７：３０ 従業員の前月の残業時間確認、部内へ共有、残業時間が多い人に産業医面談案内、該当者上司への業務調整指導を実施
１８：３０ 退勤（面倒なメールが来ないうちに）
◆この１日の振り返り
この日はやること盛りだくさんだったので１時間残業しました。
わかりやすく時間で区切って書いていますが、本当のところ、従業員からの問い合わせや突発の依頼事項はもっとたくさんあって、各業務中にパパっと対応しています。人事部は、問い合わせた資料の依頼などの突発業務が多いので、事前にやりたい仕事が終わらない、という日も結構あります…。
◆残業＝悪という認識がある
私の会社の人事部は、長時間残業の指導も行う手前、残業＝悪という認識があります。（仕事できる人は早く帰れるというイメージ）
また、お金を稼ぐ部署ではないので、残業代払ってもらってまでやる仕事なのか？と考えて働きなさい、という教育を日々受けています。なので、明日でいい仕事は明日に持ち越して、可能な限り定時に帰るように心がけています。
◆人事部の仕事
今回はとある１日のスケジュールを書かせていただきましたが、人事部では突発業務が多く、上記はほんの一例、同じ日は二度とないといっていいほど変動的なスケジュールだと思っています。また別の日のスケジュールも共有できればと思います。
◆まとめ
普段何しているかわからない、と言われがちな人事部ですが、お仕事紹介や１日のスケジュールを記載することで、皆さんが少しでも人事部に関心を持ってくれたらうれしいです。
それでは、明日もほどほどに頑張りましょう～
【人事部への相談】バスに乗るために毎日定時より早くあがる管理監督者
◆はじめに
皆さんは職場や学校にどのように通っていますか？
電車や車、バス…。中には、自転車や徒歩通勤の方もいらっしゃるかもしれませんね。
中には遠くから通っていて、バスや電車が１時間に１本しかない！という方もいるのではないでしょうか？
◆バスに乗るために毎日定時より早くあがる管理監督者
タイトルにある”バスに乗るために毎日定時より早くあがる管理監督者”のケースですが、皆さんはどう思いますでしょうか？
”定時より早く帰ったらダメじゃん！”
”バスを逃したら家に帰らないといけないなら、仕方がないかな…”
いろいろな意見がありますよね。
今回のケースでは、”管理監督者”であることが肝になります。
管理監督者は、労働基準法で定められた労働時間、休憩、休日の制限を受けません。
つまり、そもそも”就業時間”や”定時”という考え方がないのです。
極端なことを言えば、何時に来て何時に帰っても問題ないわけです。
◆管理監督者とは？
ここでは労働基準法でいう”管理監督者”を指しています。判断基準としては、
・労働時間の枠を超えて活動せざるを得ない、重要な職務内容を有している
・労働時間の枠を超えて活動せざるを得ない、重要な責任と権限を有している
・賃金等について、その地位にふさわしい待遇がなされている
上記や諸々の条件を考慮して判断されるものです。
ですので、”課長だから管理監督者だ！”というように、役職名で決まってしまうものではありません。
◆管理監督者であれば、毎日好きな時間に働けるの？
上記で、管理監督者は何時に来て何時に帰ってもいい、と書きましたが、これはあくまで”労働基準法”の観点から言うと、という意味合いです。
管理監督者は、”重要な職務内容”と”重要な責任と権限”を有しているわけですので、毎日好きな時間に来て好きな時間に帰っていたら仕事や部下管理に支障が出てしまいますよね。
ですので、労働基準法ではNGとは言えませんが、会社の規則や、管理監督者への教育という部分でこういった行動を制限することはできると思います。
◆最後に
会社を支える中核である管理監督者。
その立場を悪用するのではなく、会社や自分のためにフレキシブルな働き方ができる工夫ができるといいですね。
それでは皆さん、明日もほどほどに頑張りましょう～
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【人事】有給休暇中に危険行動をし得る従業員。会社は取得を拒否できる？
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◆はじめに
皆さんは、有給休暇を取ったら何をしたい
ですか？
旅行や読書など趣味の時間に充てたり、
普段の疲れをとるために朝寝坊をしたり、
使い方は十人十色ですよね。
そんな中、人によっては有給休暇を使って、
”乱闘騒ぎになりうるような熱狂的なお祭り
に出場する！”
”毎年けが人が続出するような、激しめの
アーティストのライブに参加したい！”
という方もいらっしゃると思います。
それをたまたま会社が事前に知った時、
”危険だから”、
”会社の評判を傷つける可能性があるから”
という理由で、従業員の有休取得を拒否
できるのでしょうか？
◆会社が有休の取得を拒否できる場合
会社が有給休暇の取得を拒否できるのは、
従業員が有給休暇を取ることで、事業の
正常な運営を妨げてしまう場合のみです。
例えば、従業員10人の会社で、同じ日に
10人全員が”有給休暇を取得したい！”と
言ってきた場合、全員に休まれてしまうと
仕事が回らなくなってしまいますよね。
こういった場合には、
”明日じゃなくて〇日に変更してくれない？”
と求める”時季変更権”が会社には認められ
ています。
◆理由によって有休取得を拒否できる？
結論から言うと、有給休暇の取得理由に
よって、会社が有給休暇の取得を拒否する
ことはできません。
会社が有休の取得についてNOと言えるのは、
基本的に上記の”時季変更権”を行使する場合
のみです。
そのため、今回のケースのように、
”危険だから”、
”会社の評判を傷つける可能性があるから”
という理由では、有休の取得は拒否できない
ことになります。
◆危険行動自体を制限できる場合もある
今回のケースでは、有給休暇の取得拒否は
難しいです。ただし、
”危険行動”や”会社に悪影響のある行動”自体を
就業規則で制限するという方法もあります。
例えば、懲戒処分の事由に
”会社の名誉や評判を傷つけた場合”と記載
しておけば、”あなたの行動で会社の評判に
悪影響が及んだ場合は懲戒処分になるよ、
だからそういった行動はしないでね”、
という牽制ができますよね。
ただし上記は”実際に悪影響を及ぼした場合”
であって、悪影響を及ぼす”可能性がある”
だけでは懲戒処分の対象にはなりませんので
注意が必要です。
◆最後に
有給休暇の取得は労働者の権利であり、
取得する理由も労働者の自由です。
ですが、できれば有休をとってもらう
会社側も気持ちよく休暇を与えられるよう、
工夫ができるといいですね。
長くなりましたが、最後まで読んでくださり
ありがとうございました！
それでは皆さん、明日もほどほどに
頑張りましょう～
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【人事部のお仕事】従業員の借金問題に対処する
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"従業員の借金問題への対処"。
...こんなことにも人事部が携わることがあります。
基本的には、従業員が借金をしても
しっかり期限までに返済していただければ
会社がそれを知ることはありません。
だだし、期限までに借金を返済しない場合は
別です。
従業員が借金を返済しない場合、
会社宛に"給与の差し押さえ通知"が届きます。
要するに、"この人お金返してくれないから、会社のお給料、
本人じゃなくてこっちに払ってね！"という通知が来るんですね。
それが届いたら、まず従業員に事実を確認し、"お給料から返済しますからね〜"と
事前に伝えた上で、返済に対応する形になります。
これで"わかりました"と言ってくれる従業員ばかりだといいのですが...。
"そんなことされたら生活できないじゃん！"
なんて文句を言われたり、
"お給料の前借りさせてよ"
なんてお願いをされたり、なかなか一筋縄ではいかないこともあります。
ここで"そもそも返さないのが悪いんです！"
なんて言ったらケンカになってしまいますし、
"友人の借金を肩代わりしてて..."
など皆さんいろいろな事情があります。
"大変でしたね"、"困ったら相談してくださいね"と、
従業員に寄り添ってあげるのも人事部員の大きな役目かなと思います。
ちなみに、労働基準法で、給与の前借りが認められているケースもあります。
ただし、災害や出産、結婚、病気など特別な事情がある場合で、
かつ、すでに働いた分のお給料しか支払わなくていいよ。
という要件があります。
借金をした理由もしっかり従業員にヒアリングして、
会社でサポートできることがないか考えてあげるのも、人事部の役目ですね。
長くなりましたが、
”へ〜、人事部そんな仕事もしてるんだ〜”と思っていただけたら嬉しいです！
それでは皆さん、今日も無理せず頑張りましょう〜
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【何してるの？】人事部のお仕事
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突然ですが、皆さんは、”人事部の仕事”と聞くと、何を思い浮かべますか？
採用説明会、面接官、研修のような、
人前で話す仕事を思い浮かべる人が多いのではないでしょうか？
実は、これらは実際の人事部の仕事のほんの一部なんです。
この記事では、”人事部って何やってるの？”という皆さんの疑問が
少しでもクリアになればいいな、と思って書いていきます！
◆人事部の仕事って？
人事部の仕事は一言でいうと、”人に関わる仕事すべて”です。
主な仕事例を下記で見てみましょう。
- 採用・教育に関わる仕事
- 人事異動や昇進・降格に関わる仕事
- 従業員の健康・安全に関わる仕事
- 人事制度や就業規則の改定に関わる仕事
- 労務管理や給与計算に関わる仕事
- 従業員の入職・退職・休職に関わる仕事
- 福利厚生に関わる仕事
- 社会保険や労働保険、年末調整（税）に関わる仕事 など
え～よくわからないけどたくさんあるな～。という感じですよね。笑
では、具体的にどんな仕事か見ていきましょう！
◆具体的にどんな仕事？
1.採用・教育に関わる仕事
こちらはイメージがつきやすいかもしれませんね。
採用については、新卒採用説明会・インターン・面接の実施、そのほかに、
中途採用の面接なども行っています。また、内定式の準備や、入社式の準備、
当日の司会・進行なども人事部で実施することも多いですね。
（会社によっては、外部にお願いする場合もあるかもしれません。）
2.人事異動や昇進・降格に関わる仕事
会社には”人事異動”というものがあります。”転勤”や”部署異動”というと
わかりやすいかもしれませんね。
人事異動の取りまとめや従業員への発表に加えて、転勤する従業員への案内や、
引っ越し業者・物件の紹介などまで幅広く対応する場合もあります。
”昇進”はわかりやすく言うと”出世”です。”降格”はその逆ですね。
昇進には試験を伴うことも多いので、その対応や、本人・上司へ結果の案内を
したりします。また、昇進・降格をすると給与（給料）が変わりますよね。
そういった、従業員の処遇に関わる部分も漏れなく対応しています。
3.従業員の健康・安全に関わる仕事
従業員に健康診断を受けさせることは、実は会社の”義務”として法律で決まって
います。そういった健康診断の準備も人事で行うこともあります。
また、”健康”といっても、体の健康だけでなく、心の健康も大事ですよね。
従業員のメンタルヘルスケアも人事部の大きな仕事です。具体的には、
ストレスチェックという、どのくらいストレスを抱えているかを測る
アンケートのようなものを実施したり、悩んでいる方への相談窓口を
担当したりしています。
また、万が一ハラスメント（セクハラやパワハラなど）があった場合には
聞き取り調査や指導を行ったり、ひどいときには部署異動をさせたり、
職場の環境改善も行っています。
”安全”については、工場や建設現場だとイメージしやすいかもしれませんね。
業務中にケガをする従業員がいないように、安全巡回を行なったり、現場の
作業員に「その作業方法だと危ないよ！」指導したりすることも人事部が
関わっています。
4.制度や就業規則の改定に関わる仕事
会社には”就業規則”という、働く上でのルールブックのようなものがあります。
学校でいうと”校則”のようなものですね。
これは、法律が変わったり、会社の制度が変わったりすると、変更しなければ
なりません。
例えば”業務中は必ず会社に来なければならない”というルールがあったとします。
でも、国や会社の方針が変わって”テレワークを推奨しましょう！”となったら、
矛盾が生じないように、就業規則の文言を変えなければならないというわけです。
他にも、会社の方針や法律の改正、従業員の要望に合った制度を考えたり、
作ったりすることも人事部の仕事です。弁護士や社会保険労務士に相談しながら
実施することもありますね。
5.労務管理や給与計算に関わる仕事
先ほど従業員の安全についてお話しましたが、実際にケガをしなくても、
仕事のしすぎで原因で体調を崩してしまう方がいます。
非常に残念ですが、”過労死”問題は今でもしばしば話題にのぼりますよね。
それを防ぐために、労働時間が長すぎる人をチェックしたり、
有給休暇をきちんととっているか確認したり、必要に応じて産業医の先生に
面談してもらったり…といったことも、人事部の仕事の一つです。
また、労働時間の管理は給与にもかかわってきます。残業代や休日出勤手当、
深夜勤務手当をしっかり反映したお給料が従業員の方に支払われるように、
従業員の方がどのくらい働いたか？何位まで働いたか？サービス残業をして
いないか？という細かい部分までチェックをしています。
6.従業員の入職・退職・休職に関わる仕事
従業員の方にとって、入社したその日はドキドキで不安な状態ですよね。
そんな、新規の入職者に対して会社の制度説明や必要書類の案内をしてあげる
のも人事部の仕事です。
また、定年や自己都合で退職される方、病気や出産で休職される方も、その後の
生活が少しでも安心できるように、退職金の説明や休職中の会社からのサポート
などを案内しています。
7.福利厚生に関わる仕事
会社には”福利厚生”と呼ばれる従業員が受けられるメリットやサービスが
用意されていることがあります。
例えば、インフルエンザのワクチン接種が無料で受けられたり、フィットネス
ジムを会員価格で使えたり…。会社によって様々です。
この福利厚生制度を従業員が使えるように運営したり、利用の促進をしたり
といった仕事も人事部が主となって行っています。
8.社会保険や労働保険、年末調整（税）に関わる仕事
最後に挙げるのが、社会保険や労働保険、年末調整など実務に関する仕事です。
会社には、国やその他の機関から”いつまでに提出してね！”とお願いされる
書類やデータが意外とたくさんあります。
社会保険の月額変更届や労働保険の申告、年末調整が終わった後に提出する
給与支払報告書などはその一部です。
それらの書類を出さないと、もらえるはずの給付金をもらえなかったり、
税金の優遇を受けられなかったり…といった、会社や従業員にとって不利益が
起こってしまう場合があります。
スケジュールに遅れないように書類やデータの作成・提出をすることも、
人事部の重要な仕事です。
◆まとめ
皆さん、どうでしたか？
”意外に人事部、仕事してるじゃん！”と思いましたでしょうか？
人事部の仕事は”人に関わる仕事すべて”なので、本当に幅広いんです。
もちろん今回の内容は一例です。”もっと他の仕事もしてるよ！”という会社も
あれば、”その仕事は他の部署でやってるよ…”という会社もあるので、あくまで
参考までに見ていただけたらな、と思います。
今後の記事では、「具体的にどんな仕事をしているのか？」、
「こんな仕事もしています！」という内容をたくさん書いていきたいと
思いますので、興味があればぜひ覗いてみてくださいね。
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